Jak napisać dobry plan?

Plan, który pomoże Ci w realizacji Twoich celów. Poznasz sposoby i taktyki, dzięki którym dowiesz się, w jaki sposób zaplanować i na co uważać podczas tworzenia takiego planu.

Co Ci jest potrzebne?

Tak naprawdę do zrobienia planu potrzebujesz tylko jakiegoś miejsca, gdzie zapiszesz zadania, które masz w planie wykonać.

Osobiście do różnych takich przemyśleń i analizy tematu używam Trello, a do wykonania konkretnie sprecyzowanego zadania używam Nozbe. Dzięki temu nie muszę zaglądać do Trello, żeby zobaczyć, jakie zadania muszę zrobić, tylko w Nozbe mam je opisane + odpowiedni projekt do tego przypisany.

Generalnie nie musisz też rozdzielać tego tak, jak ja mam to zrobione, ale mi jest tak po prostu wygodniej. Trello wydaje się być ciekawą propozycją, jeżeli chodzi o rozpisywanie zadań i potem tylko przełożenie karty na cudowne DONE, ale przy większej ilości projektach, może być Ci trudniej przeskakiwać, między projektami, żeby zobaczyć i wykonać konkretne zadanie.

Oczywiście, jeżeli chcesz, to możesz wykorzystać Trello i mieć podzielone to na projekty, a w innym miejscu po prostu sobie notować, że w projekcie X jest do wykonania zadanie Y, które znajduje się w liście o nazwie Z.

Jeżeli będziesz miał (albo już masz) zadania, które masz do wykonania poza domem i chcesz je na bieżąco odhaczać, to warto jest się zastanowić już na samym początku, z jakiej aplikacji będziesz korzystał. Warto zwrócić uwagę, żeby strona internetowa była synchronizowana z aplikacją (dzięki temu będziesz na bieżąco miał podgląd na wykonane zadania, nie zależnie od tego, gdzie to będziesz chciał sprawdzić).

Natomiast, jeżeli masz zadania tylko do wykonania w domu, to wtedy masz już większą dowolność i możesz wybierać to, co Ci najbardziej przypasowało do gustu, bez większej analizy, czy strona internetowa ma swoją aplikację na telefon, która jest intuicyjna i odpowiada Twoim zapotrzebowaniom, czy też nie.

Precyzyjnie opisuj swoje działanie

Mam na myśli to, że jeżeli Twoim planem jest schudnąć 20 kg, to nie możesz go wpisać po prostu „schudnąć 20 kg”, tylko trzeba go „rozbić” na mniejsze części (tak zwane baby steps), które Cię do tego planu doprowadzą. Prawdopodobnie w takim podzadaniu będziesz miał zapisane, żeby umówić się i spotkać z dietetykiem, który pomoże Ci w realizacji Twojego celu.

Im więcej mniejszych zadań, które możesz wykonać bez większego problemu, tym jest lepiej, ale oczywiście musisz znać też rozwagę. Nie chodzi też o sytuacje, gdzie będziesz miał odhaczone 20 zadań, a tak naprawdę w żadnym stopniu nie przybliżyło Cię to do głównego celu.

Analiza wolnego czasu

Ten etap jest bardzo ważny, ponieważ trzeba się zastanowić i szczerze sobie odpowiedzieć na pytanie: ile tak naprawdę mam wolnego czasu na realizację swoich celów?.

Chyba nie zdziwi Cię fakt, że musisz poświęcać czas na cele, które chcesz zrealizować. One same się nie wykonają, tylko to Ty decydujesz, czy zadanie będzie zrealizowane, czy też nie.

Jeżeli ustalasz sobie czas trwania konkretnego zadania (lub podzadania), wpisujesz go na konkretny dzień i chcesz przeznaczyć na przykład 4 godziny, a tak naprawdę wiesz, że nie masz tyle czasu, to już na starcie jesteś skazany na porażkę.

Przeanalizuj sobie swój dzienny czas, który możesz poświęcić na realizację swoich zadań. Jeżeli nie możesz jednoznacznie odpowiedzieć dla każdego tygodnia lub dnia, to spróbuj, chociaż oszacować mniej-więcej, ile go masz. A jak masz nadal problem z takim oszacowaniem i nie spieszy Ci się bardzo z wykonywaniem zadań, to możesz gdzieś sobie notować przez tydzień-dwa, ile masz czasu wolnego w danym dniu i wtedy będziesz wiedział co i jak.

Jeżeli z jakieś przyczyny nie możesz jednoznacznie odpowiedzieć sobie na to pytanie, ponieważ każdy dzień masz inny, to chyba nie pozostaje Ci nic innego, jak po prostu improwizować i ustalać sobie zadania na tyle długie, żebyś mógł, chociaż kilka z nich w ciągu dnia wykonać.

Może warto byłoby spróbować podzielić sobie zadania według długości i potem w zależności od ilości wolnego czasu danego dnia, to takie zadanie sobie wybrać. Natomiast trzeba też uważać na pułapkę taką, że zrobisz tylko najłatwiejsze zadania (które w większości przypadków zbyt wiele nie pomagają w realizacji całego zadania), a te trudniejsze zostawiasz i masz wymówkę pod tytułem brak czasu.

Rozpisz zadania (dokładnie)

Jeżeli myślisz, że rozpisywanie zadań jest proste, to możesz się trochę zdziwić, zwłaszcza jeżeli nie robiłeś tego wcześniej (chociaż tak naprawdę każdy planuje codziennie, choć nie każdy ma taką świadomość). Nie chodzi tutaj o wypisanie zadania, które będzie napisane w dwóch-trzech wyrazach, ale chodzi o wypisanie go w sposób taki, żebyś nie musiał potem myśleć i zastanawiać się, o co chodzi z tym zadaniem i co wtedy miałeś na myśli.

Co do planowania codziennie przez każdego nie mając o tym pojęcia, to jest prawda. Jeżeli się zastanowisz, to pewnie po chwili zrozumiesz, co mam na myśli. Dla przykładu: idziesz rano do pracy. Niby czynność normalna, ale tak naprawdę jest to planowanie, ponieważ zanim pójdziesz do pracy, to musisz wstać z łóżka o konkretnej godzinie, wykąpać się, zjeść coś, napić się ciepłej herbaty, patrzeć na zegarek, żeby nie spóźnić się na tramwaj i potem wysiąść na odpowiednim przystanku, żeby dojść do pracy.

Jak widzisz, prosta czynność, którą robisz codziennie, jest rozbita na wiele mniejszych czynności, która składa się dopiero w jedną całość po ich wykonaniu. Nie możesz przecież wstać sobie, o której chcesz (no, chyba że pracujesz zdalnie i nie masz stałych godzin pracy), ponieważ tramwaj odjedzie i potem musisz sprawdzać, o której jest następny no i potem jeszcze czeka Cię rozmowa z szefem, dlaczego się spóźniłeś.

Co do tych dwóch-trzech wyrazów, to oczywiście wszystko zależy od tego, co planujesz i w jaki sposób sobie notujesz zadania. Może być oczywiście sytuacja taka, że główny „tytuł” będzie zapisany dość skrótowo, ale Ty doskonale będziesz wiedział, o co chodzi i dodatkowo będziesz miał w nim dokładniejszy opis, co i w jakiej kolejności należy zrobić.

Dobrym przykładem takiego zadania, który ma krótki tytuł jest pranie. Wiadomo, co trzeba zrobić po kolei, żeby zadanie zostało ukończone. Oczywiście do takiego zadania można by było jeszcze dopisać, co chcesz wybrać, ale jeżeli masz np. takie zadanie regularnie, to wiesz sam doskonale, co jest do prania.

Realny czas

Zadania i terminy zapisane i teraz przyszła pora na najtrudniejszą część zadania, czyli zapisać, ile zajmie Ci wykonanie konkretnego zadania. W skrócie — weź każde zadanie, które masz już zapisane i zastanów się, ile czasu Ci ono zajmie.

Jeżeli masz zadania, które wykonujesz po raz pierwszy i nie do końca orientujesz się, ile tak naprawdę może Ci zająć wykonanie jego, to zastanów się, jak byś miał go robić teraz i tak na spokojnie oszacuj, ile Ci to powinno zająć. Do tego czasu dodaj sobie jeszcze z połowę więcej — tak na wszelki wypadek.

Jeżeli zastanawiasz się, dlaczego akurat połowa więcej, to już nadchodzę z odpowiedzią. W dzisiejszych czasach jesteśmy nauczeni, że zadania robimy bardzo szybko, albo wiemy, że coś zajmuje nam konkretną ilość czasu. Na przykład w pracy, jeżeli masz do wykonania czynność, którą robiłeś już nie raz, to jesteś w stanie oszacować dość dokładnie, ile czasu Ci ona zajmie.

Teraz zastanów się, czy tę czynność robiłeś od razu w takim tempie. A może ktoś Cię uczył, w jaki sposób to robić, jakie czynności wykonywać, w jakiej kolejności i na co zwracać uwagę? W większości przypadków nikt nie wykonywał pierwszy raz czynności tak szybko, jak ją wykonuje po kilku miesiącach lub latach.

Czy połowa czasu więcej do zadania jest odpowiednia i zawsze będzie pasowała? Na sto procent nie, ale na z pewnością pomoże, jeżeli nie masz w ogóle pojęcia, na temat czasu realizacji. Dzięki temu jest szansa, że będziesz bliżej czasu, który faktycznie musisz poświęcić na jego wykonanie.

Oczywiście, zdarzają się zadania i sytuacje, na które poświęcisz więcej czasu, niż wcześniej zostało to zaplanowane (nawet z tym dodatkowym czasem), ale na to już raczej nic nie możesz poradzić. Jeżeli chciałbyś mieć zawsze bezpieczny margines na takie zadania, to chyba trzeba by było czas, który na początku sobie zaplanowałeś pomnożyć około sześciu razy.

Tylko jak by się tak zastanowić, to jak by wyglądał termin wykonania projektu, jeżeli czas każdego zadania byś tak mnożył razy sześć? No pewnie nie do końca dobrze i dla Ciebie i dla osoby, dla której wykonujesz projekt. Dlatego lepiej jest sobie dodać połówkę i na bieżąco będziesz wiedział, jak wygląda sytuacja. Być może będziesz miał trudniejsze zadanie, ale następne jest dla Ciebie już codziennością i przy trochę większym skupieniu będziesz w stanie nadrobić stracony wcześniej czas.

Być może zdarzy się taka sytuacja, że wykonasz zadania na konkretny dzień zdecydowanie szybciej, niż na początku zakładałeś. I teraz są dwie opcje: 1) odpoczywasz sobie, ciesząc się, że wykonałeś zadania i obijasz się resztę dnia, 2) bierzesz kolejne zadania, żeby skończyć wcześniej projekt, albo mieć większy margines, w przypadku, gdy jednak czasu Ci zabraknie podczas innych zadań.

Zastanów się, co by się stało, jeżeli regularnie zadania byś wykonywał wcześniej, niż zakładałeś i przez to będziesz wykonywał ich więcej w określonym czasie? Oczywiście odpowiedź jest bardzo prosta — dotrzesz do celu jeszcze szybciej. Dzięki temu może rozwiniesz swój biznes albo po prostu zrobisz krok w swoim życiu do przodu.

Prześpij się z tym

Zadania rozpisane, podzielone na odpowiednio małe części, godziny i dni zaplanowane, więc co teraz? Jeżeli Ci się nie spieszy z wykonywaniem zadań już teraz, w tej sekundzie, to schowaj tę listę z zadaniami i zostaw ją na „odpoczynek”.

Chodzi tutaj o to, że jeśli nigdy jeszcze nie planowałeś i nagle planujesz, nie wiadomo jakie dużo rzeczy, to istnieje bardzo duże ryzyko, że zadania po prostu są opisane nie do końca poprawnie.

Najprostszym sposobem, żeby to sprawdzić, jest właśnie taki „odpoczynek” dla takiej listy. Sprawdź ją na spokojnie po paru dniach i zobacz, czy na pewno wszystko jest w porządku, czy wszystkie zadania są na swoim miejscu i w odpowiednim terminie. Jeżeli tak — to działaj. Powodzenia!

Nagroda

Zbliżamy się do końca pomocy z mojej strony, nadchodzi czas na wykonanie Twoich kroków, a dokładniej czas na realizację tego, co sobie zaplanowałeś.

W tym punkcie chcę Ci powiedzieć, że prócz satysfakcji, ze skończonych zadań to jedno, ale ustalenie sobie nagrody na ich wykonanie to drugie.

Jeżeli masz jakieś większe cele (na przykład schudnąć 20-ścia kg.), to warto sobie zaplanować nagrodę, czyli co zrobisz, jeżeli ten cel zostanie zrealizowany?

Nie chodzi tutaj o to, żeby po schudnięciu iść na duży kubełek do KFC, ale chodzi o motywację, która będzie Ci pomagać w trudnych chwilach, które na pewno nie raz się pojawią podczas realizacji zaplanowanych zadań.

Warto sobie taką nagrodę zaplanować, podczas zapisywania tego celu i postanowić sobie, że się go nie zmieni oraz odbierze nagrodę dopiero gdy zadanie będzie faktycznie wykonane.

Chodzi mi o sytuację taką, że jest zaplanowana nagroda, Tobie się nie chce wykonywać do końca tego zadania i na „zachętę” sobie odbierasz tę nagrodę. Tak być nie powinno. Pierw wysiłek, a dopiero potem nagroda.

Przykładowa rozpiska zadań

Stworzenie strony internetowej dla klienta:
1. Rozmowa z klientem w celu zebrania informacji
2. Otrzymanie niezbędnych obrazków oraz tekstów od klienta
3. Zaprojektowanie indywidualnego wyglądu, według wskazówek klienta
4. Oczekiwanie na akceptację wyglądu przez klienta
5. Po akceptacji wyglądu przez klienta napisać kod, żeby strona była funkcjonalna, a nie tylko na obrazku
6. Dodać panel administracyjny dla klienta
7. Dodać niezbędne obrazki i teksty w panelu administracyjnym, w taki sposób, żeby klient mógł sobie to w późniejszym czasie łatwo edytować
8. Zobaczyć, czy na pewno wszystko zostało zrobione, według ustaleń z klientem w punkcie 1
9. Przeanalizować całą stronę, czy działa poprawnie i nie wyskakują niespodziewane błędy
10. Oddać stronę klientowi do sprawdzenia
11. Poprawić ewentualne drobne rzeczy, które klient zgłosił podczas jej analizy
12. Podpiąć stronę pod domenę, którą klient posiada

Oczywiście jest to najprostszy sposób na wykonanie strony, ale nie jest kompletny. Nie mamy tutaj informacji na temat podpisania umowy, czy też dokładnej analizy projektu, w celu jego wycenienia. Natomiast można zobaczyć, jak to wszystko działa i jak można to rozbić na mniejsze części.

Podsumowanie dla czytelnika

Jak widzisz, planowanie nie jest takie bardzo proste, jak by się mogło na początku wydawać, ale nie jest to również bardzo trudne i skomplikowane.

Warto wyrobić sobie tylko taki nawyk do planowania i potem już pójdzie z górki (pod warunkiem, że zadania będziesz wykonywać w wyznaczonym wcześniej terminem).

Jeżeli zastanawiasz się, czy lepiej jest robić zadania regularnie, czy lepiej raz w tygodniu usiąść, to według mnie jest lepiej je wykonywać regularnie. Dzięki temu nabieramy regularności i wykonywanie zadań stanie się normalnością i codziennością. Gdybyś chciał wykonywać zadania raz w tygodniu, to zastanów się, co by się stało, jeżeli z jakichś przyczyn nie mógłbyś ich wykonać albo by Ci się po prostu nie chciało, bo masz gorszy dzień.

Podziel się w komentarzu, w jaki sposób zaczynasz swoje planowanie i ile zadań zostało rozpisanych.

Życzę produktywności, Norbert!